Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Hvalsø Bio

Hvalsø, den 28. maj 2018

Hvalsø Bio’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person- oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Ved debitorer og kreditorer menes alene enkeltmandsfirmaer og personer med cpr nr.  Øvrige er ikke omfattet.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Hvalsø Bio er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Kirsten Bang-Nørgaard
Adresse: c/o Hvalsø Bio, Jernbanegade 1, 4330  Hvalsø
CVR: 20956437
Telefonnr.: 46409590
Mail: kasserer@hvalsoebio.dk
Website: www.hvalsoebio.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Biografens medlemmer, Filmklubber ( Cinama Paradiso, Filmperler, Børne- og ungdomsfilm), informationsmodtagere (Operanyt, filmnyt, Babybionyt):
-   Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse,indmeldelsesdato,  telefonnummer, e-mailadresse
  • Ved børnefilm tillige barnets navn og fødselsdato

2. Oplysninger om  aktive frivillige:
-   Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som navn,adresse, telefonnummer  og  email-adresse, fødselsdato og billede
  • Andre oplysninger som bankkontonummer  

3. Oplysninger om debitorer og kreditorer
- Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og email-adresse
  • Andre oplysninger som kontonr.             

Her indsamler vi oplysninger fra

 Samtlige oplysninger modtages fra medlemmerne, de aktive frivillige, de der alene ønsker informationer, debitorer og kreditorer

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
         Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
         At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
         Behandling efter lovkrav
         Behandling med eventuelt samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af oplysninger:
         Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
         Som led i foreningens andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning, orientering
         Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på aktive frivillige:
         Håndtering af aktives hverv og pligter i foreningen
          Opfyldelse af lovkrav
         Udbetaling af, godtgørelser, refusioner og lignende
         Administration af din relation til os

3) Formål med behandling af oplysninger på medlemmerne af de forskellige klubber og filmnyt og operanyt
       Orientering om Biografens programmer indenfor de respektive grupper og andre tilbud
       Administration af din relation til os

4) Formål med behandling af oplysninger på debitorer og kreditorer  

  • Administration af relationen til os
  • Opfyldelse af lovkrav

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
    Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
    Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
    Afholdelse af sociale arrangementer,  samt andre aktiviteter
    Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreninge
    Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger  i en periode efter din udmeldelse af foreningen
    Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
    Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger
Deltager foreningen i arrangementer eller organisationer er det den enkelte, der foretager tilmeldingen med dennes relevante oplysninger.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, en af klubberne, debitor, kreditor, som aktiv frivillig eller modtager af informationer :

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:
    Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen  

Aktive frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:
    Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen  ​​​​
​​    Bogføringsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
   Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
   Oplysninger om debitorer og kreditorer opbevares som anført under bogføringsbilag,men slettes i vores registrer 1 år efter samarbejdets ophør
   Oplysninger om informationsmodtagere slettes øjeblikkeligt efter anmodning fra informationsmodtageren.

Vi opbevarer dog oplysningerne til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi eller i maksimum 2 år.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
•    Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
•    Retten til indsigt i egne personoplysninger
•    Retten til berigtigelse
•    Retten til sletning
•    Retten til begrænsning af behandling
•    Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
•    Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per- sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an- den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Besluttet og godkendt på bestyrelsesmødet 28. maj 2018